Principe 2 – Integer handelen (Bindend)

De uitwerking van dit Principe geeft mediaorganisaties en medewerkers houvast bij de beoordeling van integriteitskwesties. Integer handelen van medewerkers is een voorwaarde om het goed functioneren en de kwaliteit te kunnen waarborgen van zowel een mediaorganisatie als de met gemeenschapsgeld gefinancierde landelijke publieke mediadienst als geheel. Integer handelen kenmerkt zich door betrouwbaarheid, dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid en zorgvuldigheid.

Een afvinkcultuur is geen garantie voor succes van integriteitsbeleid. Er moet groot belang worden gehecht aan het realiseren van een organisatiecultuur waarin open wordt gesproken over normen en waarden. Daarbij is het uitgangspunt dat elke medewerker integer handelt.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het vastleggen van de wijze waarop wordt omgegaan met belangenverstrengeling. In dat verband wordt vastgelegd wat in elk geval onder belangenverstrengeling wordt verstaan, hoe besluitvorming hierover plaatsvindt en op welke wijze met nevenfuncties wordt omgegaan. De raad van toezicht houdt hierop toezicht.

Om belanghebbenden over specifieke aspecten van integriteit te informeren, houdt een mediaorganisatie actuele registers bij met de

• financiële belangen en beleggingen (zie 2.3);
• nevenfuncties (zie 2.10);
• ontvangen en gegeven geschenken (zie 2.21).

Elke mediaorganisatie heeft een compliance officer. Deze is goed op de hoogte van de organisatiecultuur en biedt medewerkers advies en ondersteuning. Ook is hij een voor de hand liggend aanspreekpunt voor CIPO. De compliance officer bevordert een integere bedrijfsvoering, met een focus op gedrag en cultuur, waarbij de vraag centraal staat of gedragingen van de organisatie leiden tot maatschappelijk ongewenst gedrag. Verder bevordert hij de naleving van wet- en regelgeving. Hij is voor deze taken adviseur van het bestuur en de raad van toezicht, maar is ten opzichte van deze organen onafhankelijk. Binnen de mediaorganisatie is hij nauw betrokken bij de communicatie over de bevordering van een integere bedrijfsvoering.

Medewerkers of hun partners hebben geen financiële belangen of beleggingen in sectorgerelateerde ondernemingen of in bedrijven waarmee de mediaorganisatie een zakelijke verhouding heeft, tenzij hiervoor schriftelijke toestemming van de mediaorganisatie is verkregen. Medewerkers melden hun belangen of beleggingen binnen de mediaorganisatie als volgt:

• De leden en de voorzitter van het bestuur, de leden van de RvT en de compliance officer melden bij de voorzitter van de RvT (de voorzitter van de RvT kan toestemming geven);
• De voorzitter van de RvT meldt bij de vicevoorzitter van de RvT (de vicevoorzitter van de RvT kan toestemming geven);
• Overige medewerkers melden bij de compliance officer (de voorzitter van het bestuur kan toestemming geven).

Toegestane financiële belangen of beleggingen van topfunctionarissen in sectorgerelateerde ondernemingen of in bedrijven waarmee de mediaorganisatie een zakelijke verhouding heeft, worden via een register openbaar gemaakt. Daarin worden ook de aard en de ingangsdatum van het belang of de belegging vermeld. Het register is in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie.

Uitgangspunt is dat een medewerker die familie- of vriendschapsbetrekkingen of op een andere manier persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten of zaken aan de mediaorganisatie, zich onthoudt van besluitvorming over de opdracht met betrekking tot die diensten of zaken.

Als een mediaorganisatie producten of diensten wil afnemen waarvoor de wettelijke aanbestedingsregels niet gelden, moet hij bij tenminste drie organisaties/bedrijven een offerte aanvragen als het met de opdracht gemoeide bedrag hoger is dan € 50.000,-. Deze bepaling is niet van toepassing als het gaat om een opdracht voor het maken van media-aanbod ter uitvoering van de publieke mediaopdracht.

Een medewerker vervult geen nevenfuncties die naar hun aard of tijdsbeslag strijdig zijn met het belang van de mediaorganisatie.

Een medewerker die een nevenfunctie wil vervullen die niet voortvloeit uit zijn hoofdfunctie, bespreekt dit voornemen binnen de mediaorganisatie met de leidinggevende. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden.

De kosten die een medewerker maakt in verband met een nevenfunctie die voortvloeit uit zijn hoofdfunctie (‘q.q.-nevenfunctie’), kunnen alleen worden vergoed door de organisatie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.

Een medewerker ontvangt of behoudt geen inkomsten -in welke vorm dan ook- voor werkzaamheden verricht in een nevenfunctie die voortvloeit uit zijn hoofdfunctie, afgezien van de vergoeding zoals beschreven in 2.8.

Eventuele andere inkomsten dan de vergoeding voor gemaakte onkosten, worden in de kas van de mediaorganisatie gestort en door de mediaorganisatie openbaar gemaakt.

Een mediaorganisatie maakt via een register in elk geval de nevenfuncties openbaar van de topfunctionarissen en belangrijke journalistieke functionarissen, waaronder de q.q.-nevenfuncties. Daarbij wordt per functie vermeld of er een vergoeding voor wordt ontvangen. Het register is in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie.

Een mediaorganisatie zorgt ervoor dat een medewerker geen nevenfuncties verricht, direct of indirect, bij een lokale, regionale, dan wel landelijke media-instelling of de NPO, indien dit ertoe leidt dat zijn beloning daarmee boven de BPPO-norm uitstijgt. Hetzelfde geldt voor medewerkers die met inachtneming van eerder gegeven toestemming van de raad van bestuur van de NPO reeds boven de norm worden beloond. De medewerker verklaart in de betrokken overeenkomst(en) dat hij op deze wijze de van toepassing zijnde BPPO-norm niet overschrijdt.

Een medewerker gaat zorgvuldig en discreet om met data en overige informatie waarover hij op grond van zijn medewerkerschap beschikt en doet hierover aan derden geen mededelingen.

Medewerkers accepteren geen geschenken, uitnodigingen of andere voordelen van derden om in het kader van hun functie iets te doen of te laten.

Uitganspunt is dat geschenken of andere voordelen met een waarde van meer dan € 50,- niet worden geaccepteerd. In het incidentele geval waarin het niet accepteren van een geschenk of ander voordeel met een waarde van meer dan € 50,- ongepast zou zijn, is voor het accepteren ervan de voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de mediaorganisatie vereist.

In geval van een dergelijk geschenk of ander voordeel aangeboden aan het bestuur, kan de RvT die toestemming verlenen.

Het ontvangen van geschenken of andere voordelen mag uitsluitend op het adres van de mediaorganisatie plaatsvinden.

Medewerkers aanvaarden uitnodigingen van derden voor onder meer maaltijden, evenementen, werkbezoeken en reizen slechts onder de volgende voorwaarden:

1. Aanvaarding van de uitnodiging mag eerst na voorafgaande schriftelijke toestemming van de leidinggevende. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden; en
2. Er is geen lopend of aanstaand onderhandelingstraject of aanbestedingstraject waarin de uitnodigende partij is betrokken; en
3. Er is geen risico dat aanvaarding van de uitnodiging op enige wijze negatieve publiciteit voor de mediaorganisatie teweeg zou kunnen brengen; en
4. Aanvaarding van de uitnodiging is goed voor het professionele netwerk van de medewerker en de mediaorganisatie; en
5. De uitnodiging past in het normale relatiebeheer van de uitnodigende partij; en
6. De waarde van de uitnodiging is niet buitensporig.

Voor het aanvaarden van een uitnodiging die ook de partner, de huisgenoot of een familielid van een medewerker betreft, dient de voorafgaande en afzonderlijke schriftelijke toestemming te worden verkregen van de leidinggevende. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden.

Medewerkers geven geen geschenken, uitnodigingen of andere voordelen aan derden in het kader van hun functie met het oogmerk die derden iets te laten doen of nalaten.

Uitgangspunt is dat het aanbieden van geschenken of andere voordelen alleen mag geschieden tot een waarde van maximaal € 50,- en slechts in het kader van het gangbare relatiebeheer van de mediaorganisatie.

Het aanbieden van het geschenk of voordeel mag uitsluitend op het zakelijk adres van de ontvanger plaatsvinden.

Uitnodigingen aan derden voor onder meer maaltijden, evenementen, werkbezoeken en reizen slechts worden gedaan onder de volgende voorwaarden:

1. Aanbieden van de uitnodiging mag eerst na voorafgaande schriftelijke toestemming van de leidinggevende. De compliance officer kan hierover advies gevraagd worden; en
2. Er is geen lopend of aanstaand onderhandelingstraject of aanbestedingstraject waarin de ontvangende partij is betrokken; en
3. Er is geen risico dat de uitnodiging op enige wijze negatieve publiciteit voor de mediaorganisatie teweeg zou kunnen brengen; en
4. Aanbieden van de uitnodiging is goed voor het professionele netwerk van de medewerker en de mediaorganisatie; en
5. De uitnodiging past in het normale relatiebeheer van de mediaorganisatie; en
6. De waarde van de uitnodiging is niet buitensporig.

Voor het doen van een uitnodiging die ook de partner, de huisgenoot of een familielid van de ontvanger betreft, dient de voorafgaande en afzonderlijke schriftelijke toestemming van de leidinggevende verkregen te worden. De compliance officer kan hierover advies worden gevraagd.

Medewerkers krijgen uitgaven voor o.a. lunches, diners, excursies, evenementen en reizen uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan worden aangetoond.

De ontvangen en gegeven geschenken, uitnodigingen en andere voordelen met een waarde van meer dan € 50,- worden via een register openbaar gemaakt. Het register is in ieder geval openbaar via de internetsite van de mediaorganisatie.

Ter bepaling van de functionaliteit van uitgaven worden als criteria gehanteerd:

1. De uitgave is in het belang van de mediaorganisatie; en
2. De uitgave vloeit voort uit de functie.

Kosten worden zoveel mogelijk direct in rekening gebracht bij de mediaorganisatie. Deze zorgt ervoor dat de medewerker zo min mogelijk zelf kosten vooruit moet betalen.

Declaraties worden afgehandeld volgens een procedure die schriftelijk is vastgelegd en voor medewerkers kenbaar is.

Het gebruik van door de mediaorganisatie aan medewerkers ter beschikking gestelde apparatuur of voorzieningen, zoals een mobiele telefoon, tablet, laptop, dienstauto (met of zonder chauffeur), abonnement of vergoeding, vindt plaats overeenkomstig een daarvoor door de mediaorganisatie vastgestelde regeling. Een medewerker gaat zorgvuldig om met de aan hem ter beschikking gestelde voorzieningen.

Een medewerker heeft voorafgaande schriftelijke toestemming van de mediaorganisatie nodig voor het maken van een buitenlandse dienstreis. De mediaorganisatie laat haar medewerkers weten welke functionaris bevoegd is deze toestemming namens de mediaorganisatie te verlenen. Geen voorafgaande toestemming is nodig voor reizen van medewerkers in de uitoefening van hun direct aan programmaproductie gerelateerde functie, zoals bij nieuwsverslaggeving en reisprogramma’s.

Een medewerker die het voornemen van een reis meldt, geeft daarbij informatie over het doel van de reis, de bijbehorende (beleids)overwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

Meereizen van de partner van een medewerker ten laste van de mediaorganisatie is niet toegestaan, tenzij een specifiek benoembaar belang van de mediaorganisatie in het geding is.

Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is toegestaan. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de medewerker.

Van de gemaakte reis wordt verslag gedaan aan tenminste de leidinggevende, bij voorkeur schriftelijk.

Elke mediaorganisatie legt jaarlijks aan alle medewerkers een -al dan niet elektronische- in te vullen en te ondertekenen vragenlijst voor met betrekking tot de toepassing van (onderdelen van) deze Governancecode. Tot de gestelde vragen behoren in elk geval vragen over

• het hebben van financiële belangen en beleggingen in sectorgerelateerde ondernemingen of in bedrijven waarmee de mediaorganisatie een zakelijke verhouding heeft, (zie 2.2);
• betrokkenheid bij besluitvorming over opdrachtverlening aan bekenden (zie 2.4);
• het hebben van nevenfuncties (zie 2.6);
• het aanvaarden van geschenken, uitnodigingen en andere voordelen (zie 2.13);
• het geven van geschenken, uitnodigingen en andere voordelen (zie 2.17).