Principe 3 – Relatie bestuur en raad van toezicht (Aanbeveling)

Tussen bestuur en intern toezicht van de mediaorganisatie (RvT) moet een helder onderscheid in verantwoordelijkheden bestaan (zie ook artikel 2.142a, eerste lid, van de Mediawet 2008).

Het bestuur en de RvT bepalen de inrichting van de governance van de mediaorganisatie en zorgen dat inrichting en werking conform deze Code zijn. Ze dragen elk, overeenkomstig hun wettelijke en statutaire taken, een verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de governance, conform deze Code.

Het bestuur en de RvT zorgen dat zij hun functies zorgvuldig en conform de wettelijke en statutaire taak- en bevoegdheidsverdeling vervullen.

Het bestuur neemt geen taken en verantwoordelijkheden over van de RvT en zorgt ervoor dat de RvT zijn functies kan vervullen. Evenmin neemt de RvT taken en verantwoordelijkheden over van het bestuur. De statuten van een mediaorganisatie kennen een voorziening voor het geval sprake is van discontinuïteit van bestuur.

Het bestuur en de RvT voeren ten minste eenmaal per jaar, desgewenst onder leiding van een externe deskundige, een gesprek over hun onderlinge samenwerking en leggen het resultaat daarvan schriftelijk vast.

Een voormalig bestuurder van een mediaorganisatie is na het einde van zijn bestuurlijke functie voor een periode van vijf jaren niet benoembaar als lid van de RvT van diezelfde organisatie. Ook kan hij geen toezichthouder worden van de mediaorganisatie of van het samenwerkingsverband waarvan de (voormalige) mediaorganisatie waarvan hij bestuurder was deel uitmaakt door fusie of samenwerking.

Een voormalig lid van de RvT van een mediaorganisatie is pas vijf jaar na het einde van zijn toezichthoudende functie benoembaar als lid van het bestuur van diezelfde organisatie.

Een voormalig bestuurder van een (voormalige) mediaorganisatie is pas vijf jaar na het einde van zijn bestuurlijke functie benoembaar als voorzitter of lid van een RvT van een andere mediaorganisatie dan die waarbij hij zijn bestuurlijke functie vervulde.

Aan de deskundigheid en professionaliteit van het bestuur en de RvT worden hoge eisen gesteld. Dat vraagt om permanente ontwikkeling, feedback en reflectie op hun handelen en prestaties en een regelmatige evaluatie.

Leden van het bestuur afzonderlijk en het bestuur als geheel, reflecteren regelmatig, zelf en met ondersteuning van anderen, op hun eigen functioneren. Bestuurders zorgen dat zij vakbekwaam en geschikt zijn en blijven en kunnen daarbij gebruik maken van bijvoorbeeld interne spiegeling, externe intervisie, coaching, scholing of opleiding. Dit komt aan de orde in het gesprek over het functioneren van het bestuur (zie 3.8) en wordt als onderdeel van dat gesprek schriftelijk vastgelegd.

De RvT voert jaarlijks met elk bestuurslid een gesprek over zijn functioneren en legt dit schriftelijk vast.

De RvT bespreekt tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van leden van het bestuur zowel het functioneren van individuele bestuurders als van het bestuur als geheel, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden en legt deze schriftelijk vast.

Jaarlijks wordt in het verslag van de RvT gemeld of deze gesprekken hebben plaatsgevonden.

De RvT bespreekt tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van leden van het bestuur zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele toezichthouders en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden en legt dit schriftelijk vast. Ook worden het gewenste profiel en de samenstelling en competenties van de RvT besproken.

Jaarlijks wordt in het verslag van de RvT gemeld of deze gesprekken hebben plaatsgevonden.

De RvT stelt zich voorafgaand aan de zelfevaluatie op de hoogte van de visie van de leden van het bestuur op het functioneren van de RvT en informeert het bestuur over de uitkomsten van de zelfevaluatie. Ten minste eenmaal per drie jaar wordt deze evaluatie door een onafhankelijke externe deskundige begeleid.

De RvT werkt permanent aan zijn eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de afzonderlijke leden. De mediaorganisatie financiert en faciliteert dit voor zover direct gerelateerd aan het functioneren als (lid van de) RvT van de mediaorganisatie.

Jaarlijks wordt hierover in het verslag van de RvT verantwoording afgelegd.

De RvT zorgt voor een adequaat introductieprogramma voor nieuwe RvT-leden en kennisoverdracht van vertrekkende RvT-leden.

De RvT voert exitgesprekken met vertrekkende leden van het bestuur en van de RvT.