Het bestuur en de raad van toezicht zijn binnen het kader van wet- en regelgeving, waaronder deze Governancecode, aanspreekbaar op hun functioneren en leggen daarover actief openbare verantwoording af.
Inleiding
Bij het afleggen van verantwoording gaat het niet alleen om het voldoen aan de vereisten van formele verantwoording, maar ook om het tonen van de bereidheid meer in het algemeen helder te zijn over het handelen en de keuzes die daarbij worden gemaakt en daarover aan belanghebbenden openbare verantwoording af te leggen.
7.1
Het bestuur is transparant en legt vanuit de maatschappelijke positie en verantwoordelijkheid van de omroeporganisatie in het openbaar in ieder geval verantwoording af over
- de inrichting van bestuur en toezicht;
- de strategie en het gevoerde beleid m.b.t. de uitvoering van de publieke mediaopdracht en overige activiteiten;
- de besteding van publieke omroepmiddelen;
- de manier waarop de mediaorganisatie de Governancecode heeft toegepast, met, waar afwijken is toegelaten, een toelichting op eventuele afwijkingen. De toelichting bevat in ieder geval:
- de manier waarop is afgeweken;
- de reden voor afwijking;
- (indien de afwijking langer dan een verslagjaar duurt) wanneer de bepaling weer wordt nageleefd.
Het bestuur en de raad van toezicht bespreken jaarlijks met de externe accountant de reikwijdte van het Accountantsverslag, de Managementletter en de materialiteitsgrens van de controle, alsmede de belangrijkste risico’s die de externe accountant heeft benoemd in dit verslag en zijn bevindingen naar aanleiding van de door hem uitgevoerde werkzaamheden.
7.2
In het jaarverslag is een bedrijfsvoeringverklaring opgenomen. Deze bevat ten minste een beschrijving van de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie om de publieke mediaopdracht en overige activiteiten te kunnen realiseren. Daarbij worden in ieder geval beschreven:
- strategische risico’s;
- operationele risico’s;
- financiële risico’s;
- compliancerisico’s;
- de interne risicobeheersings- en controlesystemen die de mediaorganisatie n.a.v. de gesignaleerde risico’s, en met inachtneming van Principe 5, heeft vastgesteld en ingezet.
Hierbij dienen zowel de harde risicobeheersings- en controlesystemen zoals bedoeld in 6.1 aan de orde te komen, als de ‘soft controls’ zoals bedoeld in 6.3.
7.3
Verder beschrijft de mediaorganisatie in het jaarverslag in ieder geval:
- de inrichting van de organisatie (organigram);
- de samenstelling van het bestuur en de RvT, de zittingsduur van de leden van het bestuur en de RvT, de data van infunctietreding en aftreden (rooster van aftreden);
- aard en omvang van langdurige samenwerkingsverbanden met derden buiten het omroepbestel;
- de aard en omvang van deelnemingen en overige (financiële) belangen;
- de ontwikkeling van het sociaal beleid;
- de inspanningen om in alle functielagen een evenwichtige personeelssamenstelling te bevorderen die is gerelateerd aan de Nederlandse bevolkingssamenstelling.
7.4
De RvT is aanspreekbaar op en legt in het jaarverslag verantwoording af over het gehouden toezicht en zijn andere taken, waaronder het adviseren van het bestuur. Daarbij worden ook de verantwoordings- en vermeldingsvereisten betrokken zoals genoemd in 3.8 (evaluatie bestuur door RvT), 3.9 (evaluatie RvT door RvT), 3.11 (ontwikkeling RvT) en 6.2 (interne risicobeheersing, zoals het interne risicomanagement- en controlesysteem).
7.5
Als de mediaorganisatie een vereniging is, leggen het bestuur en de raad van toezicht jaarlijks over de uitvoering van hun taken en bevoegdheden verantwoording af aan de Algemene (leden)vergadering (ALV), dan wel aan een daaruit voortkomende leden- of verenigingsraad, overeenkomstig het bepaalde in Principe 7