Regeling A – Melden vermoedens van misstanden (Bindend)

Deze regeling bevat de procedure voor het omgaan met een (vermoeden van een) misstand. Voor de toepassing van deze Regeling is dat het vermoeden van een medewerker dat binnen de mediaorganisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt, of bij een andere mediaorganisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

1. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de medewerker bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de medewerker heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie; en
2. het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van
   een wettelijk voorschrift;
   een gevaar voor de volksgezondheid;
   een gevaar voor de veiligheid van personen;
   een gevaar voor de aantasting van het milieu;
   een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

De regeling draagt bij aan het scheppen van omstandigheden die het melden van mogelijke misstanden soepel moeten laten verlopen. Het goed omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand is van belang omdat het onder meer leidt tot het (tijdig) onderkennen en oplossen van een misstand, waardoor mogelijke schade kan worden voorkomen of beperkt; het voorkomen van benadeling en daarmee beschadiging van de melder te goeder trouw en tot het waarborgen van een goed meldklimaat, zodat signalen over een vermoede misstand ook in de toekomst tijdig op de juiste plaats komen. Hierbij gelden de volgende overwegingen:

1. Overeenkomstig bepaling 2.12, gaat een medewerker zorgvuldig en discreet om met data en overige informatie waarover hij op grond van zijn medewerkerschap beschikt.
   Een medewerker dient zich te onthouden van het openbaren van gedachten of gevoelens indien door de openbaarmaking de goede vervulling van de arbeid van de medewerker of het goede functioneren van de onderneming van de werkgever, voor zover dit in verband staat met de vervulling van de arbeid van de medewerker, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd;
2. Een medewerker is in beginsel, op grond van het beginsel van goed werknemerschap, verplicht tot geheimhouding van bijzonderheden over de onderneming waarvan hij het vertrouwelijke karakter begrijpt of redelijkerwijs moet begrijpen en waarvan hij kennis draagt door of op basis van bijvoorbeeld de arbeids- of opdrachtovereenkomst;
3. Een uitzondering kan gelden wanneer de medewerker in redelijkheid kan denken dat het algemeen belang de openbaarmaking van gedachten of gevoelens als hierboven bedoeld, of de bekendmaking van bijzonderheden als hierboven bedoeld, noodzakelijk maakt;
4. Een medewerker zal niet wegens de openbaarmaking als bedoeld in het vorige lid worden benadeeld in zijn positie in de organisatie. (Zie verder A.5);
5. Een (vermoeden van een) misstand hoeft niet alleen betrekking te hebben op het functioneren van de mediaorganisatie waar de medewerker werkt of heeft gewerkt, maar kan ook betrekking hebben op het functioneren van de landelijke publieke omroep als geheel.

Tenzij sprake is van omstandigheden als genoemd in artikel A.3.2, meldt de medewerker een vermoeden van een misstand eerst binnen de mediaorganisatie waar hij werkzaam is of was, bij de vertrouwenspersoon of de leidinggevende of de verantwoordelijke of de hoogst verantwoordelijke.

Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder (en diens raadsman) niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met die informatie over de melding vertrouwelijk om.

Degene aan wie de melding is gedaan legt de melding schriftelijk vast, met vermelding van de datum waarop deze is ontvangen. Hij laat de vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt.

De leidinggevende of de verantwoordelijke aan wie de melding is gedaan brengt de melding zonder uitstel ter kennis van de hoogst verantwoordelijke, die een afschrift van de vastlegging van de melding ontvangt. Indien de melding is gedaan aan de vertrouwenspersoon, brengt de vertrouwenspersoon de melding ter kennis van de hoogst verantwoordelijke, zij het op een met de medewerker overeengekomen wijze en tijdstip.

Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand wordt zonder uitstel een intern onderzoek door de hoogst verantwoordelijke gestart.

De hoogst verantwoordelijke stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker indien de melding aanvankelijk is gedaan aan de leidinggevende of de verantwoordelijke. Anders stuurt de hoogst verantwoordelijke een ontvangstbevestiging aan de vertrouwenspersoon.

De hoogst verantwoordelijke beoordeelt of CIPO (zie Regeling B), op de hoogte moet worden gebracht van de interne melding van een vermoeden van een misstand, tenzij redelijkerwijs moet worden aangenomen dat sprake is van een vermoeden van een misstand die redelijkerwijs het gemeenschappelijk belang van de landelijke publieke omroepen raakt of zou kunnen raken. In dat geval informeert de vertrouwenspersoon of de hoogst verantwoordelijke zowel CIPO als de raad van bestuur van de NPO. CIPO en de raad van bestuur treden in overleg over de behandeling van de melding.

Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de medewerker namens de hoogst verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt over het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke eventuele stappen de melding heeft geleid.

Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de medewerker namens de hoogst verantwoordelijke hiervan schriftelijk in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

De medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen.

Als het vermoeden van een misstand betrekking heeft op het bestuur, moet waar in deze paragraaf A.2 (Melden binnen de mediaorganisatie) sprake is van de hoogst verantwoordelijke, worden gelezen: de raad van toezicht van de mediaorganisatie.

De mediaorganisatie waarbij een melding plaatsvindt geldt als primair meldpunt (zie A.2). De in Regeling B bedoelde Commissie ter bevordering van goed bestuur en integriteit publieke omroep (CIPO) is door de raad van bestuur van de NPO aangewezen als secundair meldpunt binnen de landelijke publieke omroep.

De medewerker kan het vermoeden van een misstand bij CIPO melden als:

1. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel A.2.7; of
2. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn als bedoeld in artikel A.2.7 en A.2.8; of
3. de termijn als bedoeld in artikel A.2.8, gelet op de omstandigheden, onredelijk lang is en de medewerker hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de hoogst verantwoordelijke;

En ook als er sprake is van:

4. acuut gevaar waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke melding buiten de mediaorganisatie noodzakelijk maakt; of
5. een situatie waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; of
6. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; of
7. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; of
8. een situatie waarin naar het redelijk oordeel van de medewerker het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding en CIPO naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.

Een medewerker kan een vermoeden van een misstand slechts na melding bij de mediaorganisatie, desgewenst gevolgd door melding bij CIPO, extern melden bij het Huis voor Klokkenluiders. De voorwaarden en procedures van het Huis zijn te vinden op de website huisvoorklokkenluiders.nl.

Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij CIPO of het Huis voor Klokkenluiders groter wordt, dient het vermoeden van een misstand bij de medewerker die bij CIPO of het Huis voor Klokkenluiders meldt, sterker te zijn.

De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in Regeling A te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld door die melding.

De bescherming als bedoeld in artikel A.5.1 kan ook, geheel of gedeeltelijk, worden geboden aan de spijtoptant die conform deze regeling melding doet van een vermoeden van een misstand waarbij de spijtoptant zelf betrokken is geweest, voor zover deze misstand nog niet op andere wijze bekend is geworden.

Een raadsman als bedoeld in artikel A.2.9 of een vertrouwenspersoon die in dienst van de werkgever is of werkzaam is voor een opdrachtgever, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens Regeling A.

De werkgever en/of opdrachtgever van de medewerker herstelt elke vorm van benadeling als bedoeld in artikel A.5.1 en vergoedt alle schade die daaruit voortgevloeid is, voor zover die schade is ontstaan in het kader van een gerechtvaardigd beroep op deze Regeling A.

De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in Regeling A een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die in redelijkheid kosten heeft moeten maken die hebben bijgedragen tot de opheffing van die misstand of om benadeling als bedoeld in artikel A.5.1 te voorkomen of ongedaan te maken, wordt door de werkgever en/of opdrachtgever voor die kosten schadeloos gesteld.