Tenzij sprake is van omstandigheden als genoemd in artikel A.3.2, meldt de medewerker een vermoeden van een misstand eerst binnen de mediaorganisatie waar hij werkzaam is of was, bij de vertrouwenspersoon of de leidinggevende of de verantwoordelijke of de hoogst verantwoordelijke.
Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder (en diens raadsman) niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met die informatie over de melding vertrouwelijk om.
Degene aan wie de melding is gedaan legt de melding schriftelijk vast, met vermelding van de datum waarop deze is ontvangen. Hij laat de vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt.
De leidinggevende of de verantwoordelijke aan wie de melding is gedaan brengt de melding zonder uitstel ter kennis van de hoogst verantwoordelijke, die een afschrift van de vastlegging van de melding ontvangt. Indien de melding is gedaan aan de vertrouwenspersoon, brengt de vertrouwenspersoon de melding ter kennis van de hoogst verantwoordelijke, zij het op een met de medewerker overeengekomen wijze en tijdstip.
Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand wordt zonder uitstel een intern onderzoek door de hoogst verantwoordelijke gestart.
De hoogst verantwoordelijke stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker indien de melding aanvankelijk is gedaan aan de leidinggevende of de verantwoordelijke. Anders stuurt de hoogst verantwoordelijke een ontvangstbevestiging aan de vertrouwenspersoon.
De hoogst verantwoordelijke beoordeelt of CIPO (zie Regeling B), op de hoogte moet worden gebracht van de interne melding van een vermoeden van een misstand, tenzij redelijkerwijs moet worden aangenomen dat sprake is van een vermoeden van een misstand die redelijkerwijs het gemeenschappelijk belang van de landelijke publieke omroepen raakt of zou kunnen raken. In dat geval informeert de vertrouwenspersoon of de hoogst verantwoordelijke zowel CIPO als de raad van bestuur van de NPO. CIPO en de raad van bestuur treden in overleg over de behandeling van de melding.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de medewerker namens de hoogst verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt over het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke eventuele stappen de melding heeft geleid.
Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de medewerker namens de hoogst verantwoordelijke hiervan schriftelijk in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.
De medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen.
Als het vermoeden van een misstand betrekking heeft op het bestuur, moet waar in deze paragraaf A.2 (Melden binnen de mediaorganisatie) sprake is van de hoogst verantwoordelijke, worden gelezen: de raad van toezicht van de mediaorganisatie.